Sebelum anda menambah gaji, tanya sama ada tugas itu memerlukan pertimbangan atau sekadar pengulangan. Ujian ringkas mengasingkan kerja kepada yang wajar dilakukan manusia dan yang wajar dilakukan sistem, lalu menunjukkan yang mana perlu dibiayai dahulu.
Ambil pekerja atau automasikan dahulu: jawapan ringkas
Ambil pekerja dahulu apabila kerja itu memerlukan pertimbangan, hubungan atau akauntabiliti yang dapat dirasai pelanggan. Automasikan dahulu apabila kerja itu berulang, berasaskan peraturan dan sudah dilakukan dengan cara yang sama setiap kali. Kebanyakan perniagaan kecil mempunyai kedua-dua jenis kerja bercampur dalam satu peranan yang terlalu terbeban, jadi langkah pertama yang terbaik biasanya ialah mengautomasikan bahagian yang berulang dan mengambil pekerja untuk bahagian yang tinggal.
Urutan ini penting kerana gaji baharu ialah komitmen bulanan tetap, manakala sistem ialah pembinaan sekali sahaja dengan kos operasi yang kecil. Silap urutan memang mahal ke mana-mana arah: anda membayar seseorang untuk menaip semula data, atau anda mengautomasikan sesuatu yang memerlukan sentuhan manusia.
Harga sebenar keputusan RM4,000 itu
Gaji bulanan RM4,000 ialah angka bulat yang berguna, bukan sebut harga, tetapi kos sebenar mengambil pekerja lebih tinggi daripada angka dalam surat tawaran. Caruman EPF majikan ialah 13 peratus daripada gaji bulanan sehingga RM5,000 dan 12 peratus melebihi jumlah itu, sebelum SOCSO dan EIS, cuti, peralatan, meja, latihan dan masa penyelia ditambah lagi.
Pekerja baharu juga mengambil masa berbulan-bulan untuk menjadi produktif dan kekal sebagai kos sama ada kerja itu ada atau tidak. Sistem berfungsi sebaliknya: usaha pembinaan lebih besar di awal, hampir tiada kos bagi setiap tugas selepas itu, dan tiada tempoh penyesuaian. Tiada satu pun yang lebih murah secara umum. Yang menentukannya ialah bentuk kerja itu.
Tiga jenis kerja, tiga jawapan berbeza
Asingkan setiap tugas berulang kepada satu daripada tiga kumpulan. Kerja pertimbangan melibatkan pengecualian, rundingan, citarasa atau kepercayaan: melayan pelanggan yang marah, menetapkan harga untuk kerja luar biasa, memutuskan prospek mana yang berbaloi dihubungi. Ia wajar dilakukan manusia. Kerja rutin mengikut peraturan: menyalin butiran pertanyaan ke dalam sebut harga, menghantar peringatan, mengemas kini hamparan, memfailkan dokumen. Ia wajar dilakukan sistem. Kerja campuran mempunyai kerangka rutin dengan satu langkah pertimbangan di tengah, seperti menilai kelayakan prospek, di mana perisian mengumpul dan menilai maklumat manakala manusia membuat keputusan.
Kebanyakan perkara yang dipanggil kerja pentadbiran termasuk dalam kumpulan kedua dan ketiga. Itulah sebabnya orang yang anda hendak ambil untuk pentadbiran sering kali sebenarnya seseorang yang akan anda minta menghabiskan sebahagian besar harinya menyalin dan menampal.
Cara memutuskan sama ada mahu mengambil pekerja atau mengautomasikan: ujian selama seminggu
Jangan membuat keputusan berdasarkan perasaan terbeban. Jalankan log selama seminggu. Setiap ahli pasukan mencatat setiap tugas berulang, berapa lama ia mengambil masa, kekerapannya dan sama ada ia memerlukan keputusan. Pada penghujung minggu, anda mempunyai senarai yang boleh disusun.
Bagi setiap tugas, tanya empat soalan. Adakah ia mengikut langkah yang sama kebanyakan masa? Bolehkah rakan sekerja baharu melakukannya berdasarkan senarai semak bertulis? Berapakah kos satu kesilapan, dan siapa yang akan perasan? Adakah pelanggan peduli bahawa manusia yang melakukannya? Tugas yang mendapat ya, ya, rendah dan tidak ialah calon untuk diautomasikan sekarang. Tugas yang mendapat tidak, tidak, tinggi dan ya memerlukan manusia. Apa-apa di antaranya ialah kerja campuran, dan jawapannya ialah sistem yang menyediakan dan manusia yang memutuskan.
Kemudian jumlahkan jam. Jika tugas yang boleh diautomasikan merangkumi bahagian besar sesuatu peranan sepenuh masa, bina sistem dahulu dan lihat berapa banyak ruang yang dibebaskannya. Jika kerja pertimbangan yang tinggal masih memenuhi satu peranan, ambil pekerja, dan ambil untuk itu. Pekerja baharu itu kemudian bermula dengan tugas yang bermakna, bukannya peti masuk yang perlu dikosongkan.
Lima peraturan untuk keputusan mengambil pekerja atau mengautomasikan
- Automasikan tugas, bukan orangnya. Tuliskan proses seperti yang berjalan hari ini sebelum menyentuh perisian. Jika dua orang melakukannya dengan cara berbeza, sepakati satu cara dahulu; mengautomasikan proses yang tidak konsisten hanya menghasilkan keputusan yang tidak konsisten dengan lebih pantas.
- Ambil pekerja untuk pertimbangan dan hubungan, kemudian lindungi masa mereka. Jurujual atau pengurus akaun yang baik tidak sepatutnya menghabiskan pagi mereka memasukkan data. Singkirkan kerja rutin di sekeliling mereka dan gaji yang sama menghasilkan lebih banyak perkara yang hanya mereka boleh lakukan.
- Hitung kos kelewatan, bukan hanya kos buruh. Prospek yang dijawab lewat, invois yang dihantar lewat, susulan yang terlupa: ini kerugian yang tidak diselesaikan oleh gaji hanya kerana ia wujud. Semak di mana kerja menunggu, kerana sistem menghapuskan penantian manakala pengambilan pekerja sering menambah serah tugas.
- Mulakan dengan satu proses dan ukurlah. Pilih tugas dengan peraturan paling jelas dan jam mingguan paling tinggi, automasikannya, dan bandingkan jam sebelum dan selepas. Jika penjimatan itu nyata, teruskan ke tugas seterusnya; jika tidak, anda hanya membelanjakan sedikit untuk belajar sesuatu.
- Sediakan jalan keluar kepada manusia dalam setiap aliran automatik. Pelanggan dan kakitangan perlu cara yang jelas untuk menghubungi seseorang apabila sistem berdepan sesuatu yang tidak dibina untuknya. Sistem yang tidak dapat menyerahkan dengan baik akan menelan lebih banyak kepercayaan berbanding masa yang dijimatkannya.
Ambil pekerja atau automasi: soalan lazim
- Adakah mengautomasikan lebih murah daripada mengambil pekerja? — Ia bergantung pada kerja itu. Bagi tugas berulang yang berasaskan peraturan, pembinaan sekali sahaja dengan kos operasi kecil boleh mengatasi gaji berterusan dari semasa ke semasa. Bagi kerja yang memerlukan pertimbangan atau hubungan, automasi tidak menggantikan manusia, jadi perbandingan itu tidak terpakai.
- Tugas apa yang tidak sepatutnya saya automasikan? — Apa-apa yang pelanggan bayar untuk pertimbangan anda atau hubungan anda dengan mereka: aduan sensitif, rundingan, pengecualian harga dan keputusan yang membawa akibat sebenar. Automasi boleh menyediakan maklumat untuk saat-saat ini, tetapi manusia yang harus membuat keputusan.
- Patutkah syarikat sepuluh orang mengambil pembantu pentadbiran atau membina automasi? — Catat dahulu kerja pentadbiran selama seminggu. Jika kebanyakannya menyalin data, menghantar peringatan dan mengejar dokumen, automasikannya dan ambil pekerja kemudian untuk baki kerja. Jika kebanyakannya penyelarasan, mengendalikan pengecualian dan berbual dengan orang, pembantu ialah pengambilan yang tepat.
- Bolehkah saya mengautomasikan dahulu dan masih mengambil pekerja kemudian? — Boleh, dan biasanya ia menjadikan pengambilan kemudian lebih baik. Pekerja baharu mewarisi proses yang kemas, data yang jelas dan peranan yang tertakrif, dan menghabiskan masanya pada kerja yang benar-benar memerlukannya.
Teruskan membaca
Bina sesuatu yang
dipercayai.
Beritahu kami apa yang melambatkan perniagaan anda. Kami tunjukkan sistem yang membaikinya — dan secepat mana.