Bir maaş eklemeden önce görevin muhakeme mi yoksa yalnızca tekrar mı gerektirdiğini sorun. Basit bir test, işi bir insanı hak eden ve bir sistemi hak eden kısımlara ayırır ve önce hangisini finanse etmeniz gerektiğini gösterir.
Önce işe alım mı, otomasyon mu: kısa yanıt
İş, müşterinin hissedebileceği muhakeme, ilişki veya sorumluluk gerektiriyorsa önce işe alın. İş tekrarlıysa, kurala dayanıyorsa ve zaten her seferinde aynı şekilde yapılıyorsa önce otomatikleştirin. Çoğu küçük işletmede bu iki iş türü aşırı yüklenmiş tek bir rolde iç içe geçmiştir; bu yüzden en iyi ilk adım genellikle tekrarlanabilir kısmı otomatikleştirmek ve kalan iş için işe alım yapmaktır.
Bu sıralama önemlidir, çünkü yeni bir maaş sabit bir aylık taahhüttür; bir sistem ise düşük işletme maliyetli tek seferlik bir yatırımdır. Sırayı yanlış kurmak her iki yönde de pahalıdır: ya verileri yeniden yazması için birine ödeme yaparsınız ya da insan dokunuşu gerektiren bir şeyi otomatikleştirirsiniz.
4.000 RM'lik kararın gerçek bedeli
Aylık 4.000 RM maaş kullanışlı bir yuvarlak sayıdır, bir teklif değildir; ancak bir işe alımın gerçek maliyeti teklif mektubundaki rakamdan yüksektir. İşveren EPF katkısı, 5.000 RM'ye kadar aylık ücretin yüzde 13'ü, bunun üzerinde yüzde 12'sidir; bunlara SOCSO ve EIS, izin, ekipman, bir masa, eğitim ve yöneticinin zamanı eklenir.
Bir işe alım ayrıca verimli hale gelmesi için aylar alır ve iş olsa da olmasa da bir maliyet olarak kalır. Bir sistem ise tersine çalışır: başta daha fazla kurulum emeği, sonrasında görev başına neredeyse hiçbir maliyet ve uyum süreci yok. Genel olarak hiçbiri daha ucuz değildir. Belirleyici olan işin yapısıdır.
Üç tür iş, üç farklı yanıt
Her yinelenen görevi üç gruptan birine yerleştirin. Muhakeme işi istisnaları, pazarlığı, zevki veya güveni içerir: kızgın bir müşteriyle ilgilenmek, alışılmadık bir işin fiyatını belirlemek, hangi adayın aramaya değer olduğuna karar vermek. Bu bir insanı hak eder. Rutin iş kurallara uyar: talep ayrıntılarını teklife aktarmak, hatırlatma göndermek, tablo güncellemek, belge arşivlemek. Bu bir sistemi hak eder. Karma işin rutin bir iskeleti ve ortasında bir karar adımı vardır; örneğin bir adayı nitelendirmek gibi; yazılım bilgiyi toplayıp puanlar, kararı ise bir insan verir.
İdari iş olarak adlandırılan şeylerin çoğu ikinci ve üçüncü gruba girer. Bu yüzden idari işler için işe almak üzere olduğunuz kişiye çoğu zaman günün büyük kısmını kopyala-yapıştır yaparak geçirtecek olduğunuz ortaya çıkar.
İşe alım mı otomasyon mu kararı nasıl verilir: bir haftalık test
Aşırı yüklendiğiniz hissine göre karar vermeyin. Bir haftalık kayıt tutun. Ekipteki herkes her yinelenen görevi, ne kadar sürdüğünü, ne sıklıkla olduğunu ve bir karar gerektirip gerektirmediğini not eder. Haftanın sonunda sıralayabileceğiniz bir listeniz olur.
Her görev için dört soru sorun. Çoğu zaman aynı adımları izliyor mu? Yeni bir meslektaş bunu yazılı bir kontrol listesinden yapabilir mi? Bir hatanın maliyeti nedir ve bunu kim fark eder? Müşteri bunu bir insanın yapmasını önemser mi? Evet, evet, düşük ve hayır alan görevler artık otomasyon adayıdır. Hayır, hayır, yüksek ve evet alan görevler bir insan gerektirir. Aradaki her şey karma iştir ve yanıt, hazırlayan bir sistem ile karar veren bir insandır.
Sonra saatleri toplayın. Otomatikleştirilebilir görevler tam zamanlı bir rolün büyük bir bölümünü oluşturuyorsa önce sistemi kurun ve ne kadar alan açtığına bakın. Kalan muhakeme işi hâlâ bir rolü dolduruyorsa işe alın ve bu iş için işe alın. Yeni kişi böylece boşaltılacak bir gelen kutusuyla değil, yapmaya değer bir işle başlar.
İşe alım ya da otomasyon kararı için beş kural
- Kişiyi değil görevi otomatikleştirin. Yazılıma dokunmadan önce süreci bugün işlediği haliyle yazın. İki kişi aynı işi farklı yapıyorsa önce tek bir yol üzerinde anlaşın; tutarsız bir süreci otomatikleştirmek yalnızca tutarsız sonuçları daha hızlı üretir.
- Muhakeme ve ilişkiler için işe alın, sonra onların zamanını koruyun. İyi bir satış temsilcisi ya da hesap yöneticisi sabahlarını veri girişiyle geçirmemelidir. Çevrelerindeki rutin işi kaldırın; aynı maaş yalnızca onların yapabileceği işten daha fazlasını üretir.
- Yalnızca iş gücü maliyetini değil, gecikmenin maliyetini de sayın. Geç yanıtlanan bir aday, geç kesilen bir fatura, unutulan bir takip: bunlar bir maaşın sırf var olmasıyla düzelmeyen kayıplardır. İşin nerede beklediğine bakın, çünkü sistemler beklemeyi ortadan kaldırırken işe alım çoğu zaman yeni bir devir teslim ekler.
- Tek bir süreçle başlayın ve ölçün. Kuralları en net, haftalık saati en yüksek görevi seçin, otomatikleştirin ve öncesi ile sonrasındaki saatleri karşılaştırın. Tasarruf gerçekse bir sonrakine geçin; değilse bir şey öğrenmek için küçük bir tutar harcamış olursunuz.
- Her otomatik akışta bir insana çıkış yolu bırakın. Sistem, kendisi için tasarlanmamış bir durumla karşılaştığında müşterilerin ve çalışanların bir kişiye ulaşabileceği net bir yol olmalıdır. Devri düzgün yapamayan bir sistem, kazandırdığı zamandan daha fazla güvene mal olur.
İşe alım mı otomasyon mu: sık sorulan sorular
- Otomasyon işe almaktan daha mı ucuzdur? — İşe bağlıdır. Tekrarlı, kurala dayalı görevlerde, düşük işletme maliyetli tek seferlik bir kurulum zamanla süregelen bir maaştan daha ucuza gelebilir. Muhakeme veya ilişki gerektiren işlerde otomasyon insanın yerini almaz, dolayısıyla bu karşılaştırma geçerli olmaz.
- Hangi görevleri asla otomatikleştirmemeliyim? — Müşterinin muhakemeniz ya da onunla ilişkiniz için ödeme yaptığı her şeyi: hassas şikayetler, pazarlık, fiyat istisnaları ve gerçek sonuçları olan kararlar. Otomasyon bu anlar için bilgiyi hazırlayabilir, ancak kararı bir insan vermelidir.
- On kişilik bir şirket idari asistan mı almalı, otomasyon mu kurmalı? — Önce idari işi bir hafta boyunca kaydedin. Çoğu veri kopyalamak, hatırlatma göndermek ve belge peşinde koşmaksa bunu otomatikleştirin ve kalan iş için daha sonra işe alın. Çoğunlukla koordinasyon, istisnaları yönetmek ve insanlarla konuşmaksa, asistan doğru işe alımdır.
- Önce otomatikleştirip daha sonra yine de işe alabilir miyim? — Evet ve bu genellikle sonraki işe alımı daha iyi hale getirir. Yeni kişi temiz süreçleri, net verileri ve tanımlı bir rolü devralır ve zamanını gerçekten ihtiyaç duyulan işe ayırır.
Okumaya devam edin
Güvenmeye
değer bir şey inşa edin.
İşinizi neyin yavaşlattığını anlatın. Bunu çözen sistemi — ve ne kadar hızlı çözdüğünü — gösterelim.