Fuar değerinin büyük kısmı stant söküldükten sonraki hafta içinde kaybolur. Kayıt, zenginleştirme ve yanıtı hak eden ilk mesajdan oluşan basit bir 72 saatlik sistem, başlatmak için para ödediğiniz görüşmeleri korur.
Fuar müşteri adayı takibi kısaca
Etkili fuar takibi, her kişinin stantta bağlamıyla birlikte kaydedilmesi, 24 saat içinde zenginleştirilip sınıflandırılması ve alıcının sizi hatırlaması silikleşmeden, bir sonraki tedarikçi e-postası dalgası gelmeden 72 saat içinde kişisel bir ilk mesaj almasıdır. Kuala Lumpur'daki MIHAS veya Dubai'deki Gulfood gibi fuarlarda pahalı olan kısım stanttır; getiriyi belirleyen ise sonraki günlerdir.
Kırk tedarikçiyle konuşmuş bir alıcı bir rozet taramasını hatırlamaz. Belirli bir görüşmeyi hatırlar; bu yüzden sistemin görevi o görüşmeyi korumak ve sürdürmektir.
Fuardan sonraki hafta getiriyi neden belirler
Bir stant; alan, seyahat, numune ve personel zamanı maliyeti taşır ve bunun büyük kısmı ilk ziyaretçi gelmeden harcanır. Fuarın size kazandırdığı, alışılmadık derecede sıcak birkaç günlük ilgidir. Alıcılar bir amaçla gelir, yeni tedarikçilerle tanışmaya açıktır ve konuşacak vakitleri vardır. Bir hafta içinde kendi birikmiş işleriyle ve hepsi aynı nazik notu gönderen bir tedarikçi yığınıyla masalarına dönerler.
İki hata yaygındır. Birincisi gecikmedir: ekip toparlanırken kişiler bir torba kartvizitte veya dışa aktarılmış bir tarama dosyasında bekler ve ilk mesaj alıcı fuarı düşünmeyi bıraktıktan sonra gelir. İkincisi tekdüzeliktir: herkese gönderilen tek bir genel toplu e-posta; ciddi bir alıcı bunu görüşmenin hiçbir anlamı olmadığının kanıtı olarak okur. İkisinin de nedeni aynıdır: kişi kaydedildikten sonra ne olacağını önceden kimse kararlaştırmamıştır.
Stantta neler kaydedilmeli
Tarama bir ad ve bir şirket verir. Takip ise taramanın tutamayacağı üç şeye ihtiyaç duyar: kişinin gerçekte ne satın aldığı, bundan sonra ne yapacağını söylediği ve hangi yolla ulaşılmayı tercih ettiği. Özel markayı soran ve üç aylık listeleme değerlendirmesinden söz eden Riyadlı bir alıcı, fiyat listesi isteyen Cakartalı bir distribütörden farklı bir mesaj gerektirir.
Bunları her görüşmenin hemen ardından üç dokunuşla veya kısa bir sesli notla kaydedin; kırk yüzün birbirine karıştığı akşamı beklemeyin. Basit bir etiket seti yeterlidir: ürün ilgisi, satın alma aşaması (göz atıyor, karşılaştırıyor, numune veya teklife hazır) ve söz verilen sonraki adım. Bir kişi sertifika veya numune gibi belirli bir şey istediyse, o kişi ayrılmadan önce bunu sorumlusunun adıyla bir görev olarak kaydedin. Özellikle helal ve gıda ihracatçıları için sertifikasyon soruları sürekli gündeme gelir ve kayıtlı bir yanıtı hak eder.
72 saatlik fuar müşteri adayı takip dizisi, saat saat
İlk üç günü üç iş olarak düşünün.
0 ile 24. saatler temizlik ve sıralama içindir. Her kişiyi aynı gün veya ertesi sabah CRM'e aktarın, mükerrer kayıtları silin, her birini bir şirket kaydıyla eşleştirin ve satın alma aşamasına göre etiketleyin. Zenginleştirme burada otomatikleştirilebilir: şirket web sitesi, büyüklük, ülke ve kişinin rolü; böylece bir karar vericiyle mi yoksa bir kapı bekçisiyle mi konuştuğunuzu bilirsiniz. En sıcak grubu, yani teklif, numune veya görüşme isteyenleri, bir kişinin bizzat ilgileneceği ayrı bir kuyruğa alın.
24 ile 48. saatler ilk mesaj içindir. Kişinin kullandığı veya tercih ettiği kanaldan gönderin: çoğu kişi için e-posta; görüşme zaten orada yapıldıysa veya pazar bunu bekliyorsa, ki Körfez'de ve Güneydoğu Asya'da sıklıkla böyledir, WhatsApp. Kısa ve spesifik tutun. Fuarla ve yalnızca o kişinin tanıyacağı bir ayrıntıyla başlayın; örneğin eline aldığı ürün veya sorduğu soru. Sonra söz verdiğinizi teslim edin, ister sertifika, ister fiyat aralığı, ister numune ayrıntıları olsun, ve gelecek hafta yirmi dakikalık bir görüşmenin uygun olup olmadığı gibi tek ve kolay bir soruyla bitirin. Şirket tarihçesini, tüm kataloğu ve sinerji araştırmaktan söz eden her cümleyi dışarıda bırakın.
48 ile 72. saatler ikinci temas ve devir içindir. Yanıt vermeyenlere tekrar değil farklı bir bakış açısı gönderilir: ilgili bir kanıt, ilgisine uygun bir ürün föyü veya bir takvim bağlantısı. Yanıt verenler, bir sonraki adım için son tarihi olan, adı belli bir sorumluya geçer. Üçüncü günden sonra kalan kişiler unutulmak yerine daha yavaş bir ilişki besleme dizisine alınır.
Yoğun bir haftaya dayanan takip sistemi için beş kural
- Süreci fuardan sonra değil, önce belirleyin. Kişileri kimin aktaracağını, her satın alma aşamasının kimde olduğunu ve ilk mesajın ne söyleyeceğini, tercihen iki hafta önceden yazın. Yorgunken icat edilen sistem kullanılmayan sistemdir.
- İlk gün sıcak ve ılık kişileri ayırın. Teklif isteyen biri saatler içinde insani bir yanıtı hak eder; yalnızca broşür alan biri daha hafif bir diziye uygundur. İkisine aynı davranmak birincisini heba eder, ikincisini bunaltır.
- Tüm mesajı değil, tek bir satırı kişiselleştirin. Görüşmeden tek bir gerçek ayrıntı, yazması on dakika süren ve yine de şablon gibi duran tamamen özelleştirilmiş bir e-postadan daha değerlidir.
- Her söze bir sorumlu ve bir tarih verin. Stantta söz verilen bir numune, sertifika veya fiyat listesi kazanabileceğiniz en ucuz güvendir ve kimsenin listesinde değilse kaybedilmesi en kolay olandır.
- Gönderilen e-postaları değil, yanıtları ve ayarlanan görüşmeleri ölçün. 7. ve 30. günde değerlendirin: kaç görüşme yeniden başladı, kaçı teklife ulaştı. Bir sonraki fuarın standa değip değmeyeceğini söyleyen sayı budur.
Fuar müşteri adayı takibi: sık sorulan sorular
- Fuardan sonra ne kadar çabuk takip edilmeli? — 72 saat içinde; ilk kişisel mesaj tercihen 48 saat içinde gönderilmeli. Kişi sizi hâlâ fuarla ilişkilendirir ve mesaj soğuk bir yaklaşım değil, bir görüşmenin devamı olarak okunur.
- Fuar adayları WhatsApp'tan mı yoksa e-postadan mı takip edilmeli? — Kişinin kullandığı veya tercih ettiği kanalı kullanın. E-posta sertifika ve teklif gibi resmi belgelere, WhatsApp ise hızlı sorulara uygundur ve birçok Körfez ve Güneydoğu Asya pazarında beklenen kanaldır; yeter ki kişi numarasını size bu amaçla vermiş olsun.
- İlk takip mesajı neleri içermeli? — Fuara ve görüşmenizden bir ayrıntıya atıf, göndermeyi vaat ettiğiniz şey ve tek bir kolay soru. Telefonda kaydırmadan okunacak kadar kısa olmalıdır.
- Fuar adaylarının takibini otomatikleştirmeye değer mi? — Tekrarlayan kısımlar için evet: aktarma, mükerrer kayıtları temizleme, zenginleştirme, etiketleme, ikinci temasın planlanması ve sorumlulara açık sözleri hatırlatma. Sıcak bir adaya verilen ilk yanıt ve ilişkiye dayalı her görüşme insan işi olarak kalmalıdır.
Okumaya devam edin
Güvenmeye
değer bir şey inşa edin.
İşinizi neyin yavaşlattığını anlatın. Bunu çözen sistemi — ve ne kadar hızlı çözdüğünü — gösterelim.