在增加一份薪水之前，先问问这项任务需要的是判断力还是单纯的重复。一个简单的测试就能把工作分成适合交给人的和适合交给系统的，并告诉您应当先投入哪一个。
先招人还是先自动化：简短回答
当工作需要判断力、人际关系或客户能够感受到的责任心时，应先招人。当工作重复、基于规则且每次都以同样方式完成时，应先自动化。大多数小企业把这两类工作混在同一个不堪重负的岗位里，所以最好的第一步通常是先把可重复的部分自动化，再为剩下的部分招人。
这个顺序很重要，因为新增薪水是固定的月度承诺，而系统是一次性搭建、运行成本很低。顺序错了，两个方向都代价高昂：要么花钱请人重复录入数据，要么把本该有人情味的环节自动化了。
4000令吉这个决定的真实代价
每月4000令吉的薪水只是一个方便的整数，并不是报价，但一次招聘的真实成本高于聘书上的数字。雇主的EPF公积金供款为月薪5000令吉以内的13%、超出部分的12%，此外还有SOCSO和EIS、假期、设备、办公位、培训以及主管投入的时间。
一次招聘还需要数月才能产生产出，而且不论有没有活干都是一笔成本。系统则相反：前期搭建投入更多，之后每项任务几乎没有成本，也不需要磨合期。两者在总体上没有谁更便宜，真正起决定作用的是工作本身的性质。
三类工作，三种不同的答案
把每项重复性任务归入三类之一。判断型工作涉及例外情况、谈判、品味或信任：安抚不满的客户、为特殊项目定价、决定哪条线索值得打电话。这类工作适合交给人。例行型工作遵循规则：把询价信息抄进报价单、发送提醒、更新电子表格、归档文件。这类工作适合交给系统。混合型工作有一个例行的骨架，中间夹着一个判断环节，比如线索筛选：软件可以收集信息并打分，由人来做最后决定。
所谓的行政事务大部分属于第二类和第三类。这也是为什么您原本打算招来做行政的人，往往最后一天大部分时间都在复制粘贴。
如何决定该招人还是自动化：为期一周的测试
不要凭疲于奔命的感觉做决定。做一次为期一周的记录：团队里每个人记下每项重复性任务、花了多长时间、多久出现一次，以及是否需要做决定。一周结束时，您就得到了一份可以排序的清单。
对每项任务问四个问题：它大多数时候是否遵循相同的步骤？新同事能否照着书面清单完成？出错的代价有多大，谁会发现？客户在意是不是由人来做吗？得到“是、是、低、否”的任务，现在就适合自动化。得到“否、否、高、是”的任务需要由人来做。介于两者之间的是混合型工作，答案是由系统做准备、由人来做决定。
然后把工时加总。如果可自动化的任务占了一个全职岗位的很大比例，就先搭建系统，看看能腾出多少空间。如果剩下的判断型工作仍然足以撑起一个岗位，那就招人，并且就为这部分工作招人。这样新人上岗时面对的是一份值得做的工作，而不是一个待清空的收件箱。
在招人与自动化之间做决定的五条原则
- 自动化的是任务，而不是人。在动手用软件之前，先把流程现在的运作方式写下来。如果两个人的做法不同，先统一成一种；把不一致的流程自动化，只会更快地产生不一致的结果。
- 为判断力和人际关系而招人，然后保护他们的时间。一位出色的销售或客户经理不应该把上午都花在录入数据上。把围绕他们的例行工作拿掉，同样的薪水就能产出更多只有他们才能做到的价值。
- 要计算延误的成本，而不只是人力成本。回复太晚的线索、开得太迟的发票、被遗忘的跟进，这些损失不会因为多了一份薪水就自动消失。检查工作都卡在哪里等待，因为系统能消除等待，而招人往往会多出一次交接。
- 从一个流程开始，并对结果进行衡量。选出规则最清晰、每周耗时最多的任务，将其自动化，并对比前后的工时。如果节省是真实的，就继续做下一个；如果不是，您也只是花了很少的钱换来了一次学习。
- 每一条自动化流程都要保留通往真人的出口。当系统遇到它没有被设计去应对的情况时，客户和员工需要有清晰的途径联系到真人。一个无法顺畅移交的系统，损失的信任会超过它节省的时间。
招人还是自动化：常见问题
- 自动化比招人便宜吗？— 这取决于工作本身。对于重复且基于规则的任务，一次性搭建加上很低的运行成本，长期来看可以比持续支付的薪水更划算。对于需要判断力或人际关系的工作，自动化无法取代人，因此这种比较并不适用。
- 哪些任务绝对不该自动化？— 凡是客户为您的判断力或与您的关系而付费的事情：敏感的投诉、谈判、价格例外以及会带来实际后果的决定。自动化可以为这些时刻准备好信息，但最终应由人来拍板。
- 十个人的公司应该招一名行政助理，还是搭建自动化？— 先把行政工作记录一周。如果大部分是复制数据、发送提醒和催收文件，就先把这些自动化，之后再为剩余部分招人。如果主要是协调、处理例外情况和与人沟通，那么招一名助理才是正确的选择。
- 可以先自动化、之后再招人吗？— 可以，而且这通常会让后来的招聘更成功。新人接手的是整洁的流程、清晰的数据和明确的岗位，把时间花在真正需要他们的工作上。